Налог-справка.Ру — ваш помощник в мире налогов и бухгалтерии. Подробная Регистрация ИП и ООО, как выбрать систему налогообложения (УСН, ОСНО, ПСН, ЕСХН) и как оформить отчетности за сотрудников узнаете ниже. Открытие бизнеса — это не только подача документов, но и дальнейшее соблюдение обязательств перед государством. Одним из таких обязательств является сдача отчетности за работников.

Если в вашей компании или у индивидуального предпринимателя работает хотя бы один сотрудник, вы обязаны своевременно предоставлять отчётность в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Какие действия нужно выполнить после приема сотрудника?

После того как сотрудник принят, необходимо:

• Заключить с ним трудовой договор;

• Оформить трудовую книжку — бумажную или электронную;

• Уведомить Пенсионный фонд России о приеме;

• Начать удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и начисление страховых взносов.

Перечень отчетов, которые необходимо сдавать за работников

СЗВ-ТД
Сдается при любом кадровом изменении: приеме, переводе, увольнении. Передается в Пенсионный фонд. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после события.

СЗВ-СТАЖ
Ежегодная форма, отражающая страховой стаж работников. Подлежит сдаче до 1 марта следующего года.

6-НДФЛ
Форма сдаётся ежеквартально. В ней указываются начисления и удержания налога на доходы физических лиц.

2-НДФЛ
Годовая справка о доходах каждого сотрудника. Сдается до 1 марта следующего года. Также выдается сотруднику.

Расчет по страховым взносам (РСВ)
Сдается ежеквартально в налоговую инспекцию. Содержит данные о начисленных и уплаченных страховых взносах.

Единый расчет по страховым взносам и НДФЛ
С 2023 года часть форм объединена в единый расчет. Это упростило процесс, но не отменило обязанности по его сдаче.

Зависит ли отчетность от системы налогообложения?

Даже если вы применяете УСН или ПСН, отчетность за работников необходимо сдавать в полном объеме. Индивидуальные предприниматели и организации на ОСНО, УСН, ЕСХН или ПСН несут одинаковые обязанности в части кадровой отчетности.

ЕНВД утратил силу в 2021 году, но при наличии сотрудников в предыдущие периоды возможна подача корректирующих форм.

Ведение трудовых книжек: бумажная или электронная?

С 2020 года введена электронная форма трудовой книжки. Работодатель обязан уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной и электронной версией. При переходе на электронную книжку необходимо сдавать форму СЗВ-ТД каждый раз при изменении в трудовой деятельности.

Подробнее об оформлении электронной трудовой книжки и ее ведении можно узнать в справочной системе Налог-справка.Ру.

Обратите внимание

• Даже если у вас нет сотрудников, но организация или ИП зарегистрированы — важно сдавать нулевую отчетность, если это предусмотрено.

• Несвоевременная сдача отчетности может привести к штрафам, блокировке счетов и проверкам.

Учет сотрудников онлайн

Чтобы упростить процесс, рекомендуется пройти Регистрацию в системе Налог-справка.Ру. В личном кабинете вы сможете вести учет кадровых документов, отслеживать сроки сдачи отчетов, формировать необходимые формы и получать напоминания.

После регистрации вы сможете Войти в личный кабинет и вести все расчеты и документы в одном месте, без ошибок и с учетом актуального законодательства.